Zlecanie (tzw. „outsourcing”) obsługi kadrowej jest wzorcowym przykładem sytuacji, w której dochodzi do powierzenia danych osobowych do przetwarzania. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, rejestrowaniem czasu pracy i składaniem deklaracji. Są to zadania pracodawcy, który jest administratorem danych osobowych swoich pracowników, gdyż przetwarza on je w celu wykonania swoich zadań i obowiązków, a także w ramach swoim celów.

Okoliczność, że fizycznie prowadzeniem dokumentacji kadrowej, generowaniem listy płac i wypełnianiem deklaracji zajmuje się podmiot trzeci, którego pracodawca zatrudnił do wykonywania tych zadań w ramach outsourcingu kadrowego, nie zmienia faktu ze to pracodawca jest odpowiedzialny za prawidłowe przetwarzanie tych danych. Stąd też pracodawca – administrator danych powinien zawrzeć z firmą świadczącą obsługę kadrową umowę powierzenia, by zapewnić prawidłowe przetwarzanie tych danych przez swojego zleceniobiorcę.